Они работают под управлением двух взаимосвязанных технологий: распознавания и действия. «Распознаватель» сверяет анализируемые строки текста или числа с базой данных, чтобы определить, какие строки «активны». Активному тексту затем назначается специальное меню, представляющее возможные действия пользователя. Обнаруженный активный текст Office подчеркивает красной пунктирной линией, и, когда курсор замирает над таким текстом, появляется пиктограмма Smart Tag.

При наборе, например, в документе Word какого-то имени Office опознает его как активный элемент и выводит для него Smart Tag. С помощью этого «умного ярлыка» можно добавить имя в контактный список Outlook или, если эта запись уже существует, можно внести почтовый адрес данной персоны в документ в то место, где находится курсор. В Excel или Word при наборе символа, обозначающего акции той или иной компании, появляется Smart Tag, позволяющий ввести текущий курс акций, получить свежие новости об этой компании или прочесть ее отчет на узле MoneyCentral сети MSN. Если установить дополнительные функции Smart Tag, перед вами откроется множество иных возможностей. Например, Smart Tag от Federal Express (www.fedex.com/us/ebusiness/smarttags) позволяет начать процесс отправки груза или следить за уже отправленным грузом непосредственно из Word, Excel или путем набора сообщений в Outlook. Кроме того, можно создавать собственные ярлыки Smart Tag — либо доступные всем для загрузки, либо для внутреннего применения. Например, если отделы продаж и маркетинга вашей компании постоянно обращаются к базе данных с информацией о покупателях, можно подготовить Smart Tag, обеспечивающий отделам доступ к этим данным непосредственно из их документов Word и Excel. Грамотно построенный «умный ярлык» способствует повышению продуктивности труда и точности операций, поскольку персонал компании сможет обращаться к нужным данным, не покидая документа.

Работа с функциями Smart Tag, имеющимися в составе Office XP, сводится к простому набору строки, скажем, с именем, адресом, номером телефона или обозначением акций и последующему нажатию клавиши пробела или o (или q в Excel). После этого остается только подождать, когда Office проанализирует введенную информацию. (Как мы уже упоминали, опознанный элемент будет подчеркнут красной пунктирной линией.) По мере добавления новых ярлыков Smart Tag в зависимости от специфики контекста будут распознаваться дополнительные строки текста. Установка каждого Smart Tag пополняет арсенал распознавателей Office.

Распознавание может быть выполнено практически мгновенно или займет всего несколько секунд — это зависит от быстродействия ЦП и ресурсов памяти ПК.

Подобная технология реализована в Smart Tags Tool. В результате менеджер, например, при составлении предложения о скидках может, указав товар в документе Word, посмотреть общую информацию по нему, остатки на складе, поставщика и т.п. в базе данных Microsoft Dynamics NAV (Navision).
 

Следует отметить, что для расширения функциональных возможностей Smart Tags достаточно лишь отредактировать файл профиля в XML формате.

В архитектуре Smart Tags существует пользователький уровень, уровень служб и уровень данных.
 

Пользователь работает лишь с клиентом Microsoft Dynamics NAV (Navision) и приложениями Microsoft Office. А Microsoft Dynamics NAV (Navision) Application Server осуществляет обновление данных из базы данных Microsoft Dynamics NAV (Navision) в файлах профиля и данных XML формата для Internet Information Server.